В сфере общественного питания инвентаризация — неотъемлемая часть эффективного управления. Она позволяет контролировать запасы, выявлять расхождения между фактическими и учетными данными, а также предотвращать убытки.
Регулярная и правильно организованная инвентаризация способствует оптимизации бизнес-процессов и повышению прибыльности заведения.
Зачем нужна инвентаризация?
Инвентаризация в ресторане или кафе необходима для:
-
оптимизации поставок и предотвращения дефицита продуктов;
-
выявления расхождений между фактическими остатками и данными учетной системы;
-
своевременного списания просроченных или испорченных продуктов;
-
контроля за работой персонала и предотвращения хищений;
-
регулирования бизнес-процессов и повышения эффективности управления.
Например, если в меню присутствует блюдо, но его невозможно приготовить из-за отсутствия ингредиентов, это сказывается на репутации и может привести к потерям прибыли.
Виды инвентаризации
Инвентаризация может быть:
-
Полной (сплошной) — охватывает все товары и материалы;
-
Частичной — охватывает только отдельные категории продуктов (например, алкоголь или мясо).
По способу проведения:
-
Натуральная — пересчет, взвешивание, измерение;
-
Документальная — проверка записей и первичных документов.
Также различают плановую (проводится регулярно — раз в месяц, квартал, перед отчетным периодом) и внеплановую (при подозрениях на хищения, смене сотрудников, после ЧП).
Подготовка к инвентаризации
Перед проведением инвентаризации необходимо:
-
Назначить комиссию из незаинтересованных лиц.
-
Подготовить документы: техкарты, отчеты, складские остатки.
-
Согласовать процедуру: отключить перемещения продуктов между зонами хранения, завершить все заказы.
Лучше проводить инвентаризацию в нерабочее время или на закрытии смены — это помогает избежать путаницы и ошибок.
Как проходит инвентаризация?
Процесс делится на этапы:
-
Проверка всех мест хранения — склады, холодильники, бар, морозилки.
-
Фиксация данных — вручную или с помощью приложения в планшете.
-
Сверка с учетной системой — сравниваются остатки по каждому товару.
-
Анализ расхождений — выявляются причины недостач и излишков.
-
Корректировка данных — вносятся изменения, формируется итоговый акт.
Важно соблюдать точность измерений и использовать те же единицы, что и в учетной системе (литры, килограммы, штуки).
Особенности учета разных продуктов
Некоторые категории требуют отдельного подхода:
-
Готовые блюда и полуфабрикаты учитываются отдельно от сырья.
-
Продукты с сезонными отходами (например, картофель весной) могут иметь нестабильную массу очищенного продукта.
-
Упаковка и расходные материалы должны входить в расчет себестоимости.
-
Алкоголь измеряется как по бутылкам, так и по объему в открытых емкостях — используется мерная посуда.
Автоматизация процесса
Товароучетные системы для общепита помогают упростить инвентаризацию. Программы позволяют:
-
автоматически формировать списки остатков;
-
сверять данные на месте с помощью мобильных устройств;
-
загружать результаты в систему без ручного ввода;
-
анализировать динамику по периодам.
Это экономит время, снижает ошибки и позволяет быстро выявлять системные отклонения.
Частые ошибки
Часто встречаются следующие проблемы:
-
устаревшие техкарты;
-
несвоевременное списание;
-
путаница в единицах измерения;
-
игнорирование мелких складов;
-
отсутствие контроля за упаковкой и барной продукцией.
Также ошибка — проводить инвентаризацию без отключения движения товаров в учетной системе во время проверки.
Что делать после инвентаризации?
После завершения:
-
Подписывается акт инвентаризации.
-
Уточняются причины расхождений.
-
Вносятся корректировки в систему.
-
Проводится работа с персоналом: объяснение ошибок, обновление норм списания, пересмотр технологических карт.
-
Разрабатываются меры для предотвращения повторных нарушений.
Вывод
Инвентаризация — это не просто пересчет остатков, а стратегический инструмент управления. Она помогает контролировать процессы, вовремя реагировать на потери, исключать махинации и строить прозрачную, прибыльную модель бизнеса.
Грамотно выстроенный процесс инвентаризации — залог стабильности ресторана или кафе, особенно если он дополнен современными системами автоматизации.
