Правила хранения документов

0
89

Правила хранения документовВ мире современных технологий на каждом рабочем месте офиса или любого предприятия имеются компьютеры. Но, это не означает, что работы с бумажными носителями нет, наоборот ее прибавляется. К тому же все бумажные документы должны храниться длительное время. Для них выделяют специальные комнаты, они называются архивами. В этих помещениях должна храниться вся документация, при этом любой документ, при необходимости быстро найти. Вот здесь и могут выручить архивные короба. Купить архивные короба можно практически в любом магазине, а в интернет магазине Орион, можно обнаружить большой выбор.

Преимущества использования архивных коробов и боксов:

  • В них документы можно хранить долго, при этом они сохраняют свой первоначальный вид. Это позволяет через десятки лет прочитать все, что написано в документе.
  • Огонь и вода не должны попадать на документы. Если документы будут сложены в короба, при этом каждое дело будет лежать в отдельных папках с файлами, то им практически не грозят эти факторы. Коробы должны стоять плотно друг к другу. Это не позволит огню или воде испортить важные бумаги.
  • Именно они помогут защитить любые документы от механических, химических воздействий.

Правила выбора архивных коробов.

  • Самым дешевым вариантом является короб выполненный из кортона. Они способны хорошо хранить все виды документов. Правда, не длительное время. Когда документы нужно часто перекладывать или транспортировать, то подойдут короба, выполненные из многослойного гофрокартона или пластика. Важно, длительное время документы в пластике нельзя хранить, он может прилипнуть к бумаге. В результате чего документ может потерять всю важную информацию, которую на нем записали. А вот если нужны технические показатели короба, то здесь нужно отдавать предпочтение картонным коробам, которые ламинированы полипропиленом.
  • Теперь важно определиться с конструкцией короба. Если документом пользуются не часто, то можно использовать короб, у которого есть боковая крышка клапан. Если документы берутся очень часто, то здесь важен бокс лоток. Он должен быть открытого типа.
  • Так же каждый короб должен иметь приспособления для маркировки. Это позволит подписать короб и в дальнейшем облегчит поиск нужного документа.

Для хранения документов приобретайте качественные архивные короба. Это позволит надолго сохранить ваши документы в целостности.